Внимание! статья Для технарей :-) картинки кликабельны

Автоматизация выгрузок в Excel из 1С с помощью Рассылки отчетов

Простой способ подключения Power BI к данным 1С
Что вы получите, прочитав данную статью?
Пошаговая инструкция по автоматизации выгрузок в Excel с помощью инструмента Рассылка отчетов.

Подготовка данных с помощью Универсального отчета 1С

Необходимо определиться, какие данные нам нужно выгружать. Для этого читайте подробную статью Настройка выгрузок в Excel из 1С. Рекомендую сначала разобраться с ней и подготовить необходимые данные для выгрузки.

Сохранение варианта Универсального отчета 1С

Далее сохраняем вариант отчета. Заходим в «Еще»«Варианты отчета» и выбираем пункт «Сохранить». Создавайте и сохраняйте варианты отчета для разных видов документов, справочников, регистров.
Сохранение варианта Универсального отчета 1С
«Еще» — «Варианты отчета» — «Сохранить»
Сохраненный вариант отчета может быть доступен только автору или всем пользователям базы 1С.

Где найти механизм Рассылки отчетов в 1с

Механизм автоматической рассылки отчетов уже давно есть во всех типовых решениях 1С и находится по адресу «Администрирование»«Печатные формы, отчеты и обработки»«Рассылки отчетов».
Где найти механизм Рассылки отчетов в 1с
«Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Рассылки отчетов»
Если у вас нет такого раздела - скорей всего у вас не достаточно прав. Обратитесь к своему программисту 1С или фирме, обслуживающей вашу 1С.

Как настроить рассылку отчетов в 1С

Создадим новую рассылку, придумаем имя и нажав на кнопку Подобрать найдем сохраненные варианты отчетов.

Можно найти как собственные варианты отчетов, так и использовать стандартные отчеты. Одна рассылка может рассылать разные варианты универсальных отчетов.
Как настроить рассылку отчетов в 1С
Нужный вариант добавляется двойным кликом
Настройки универсального отчета 1С
Настройки универсального отчета 1С
После добавления нужного варианта отчета в нижней панели можно проверить или изменить его настройки. Рекомендую в рассылке отчетов эти настройки не менять и в случае необходимости поменять и сохранить нужный вариант отчета. Практика показала, что разные настройки приводят к нестабильным результатам. Но возможно у вас все будет хорошо.


Если у вас множество универсальных отчетов, то их можно сгруппировать в разные рассылки отчетов. Отдельная рассылка для документов бухгалтерии, отдельная рассылка для справочников. Документы бухгалтерии можно обновлять чаще, а справочники реже.

Настройки расписания рассылки отчетов в 1С

На второй вкладке Расписание задайте периодичность нашей выгрузки. Настройки гибкие, выгружайте данные ежедневно, ежечасно или даже ежеминутно. Обратите внимание, что слишком часто данные не следует обновлять. Сервер может не справится с нагрузкой или возникнет риск появления ошибок.
Настройки расписания рассылки отчетов в 1С
Выберите удобное время обновления данных
На большинстве проектов обновляем данные 1 раз в сутки, ночью.

Настройка расположения итоговых файлов Excel

По умолчанию Рассылка отчетов предложит отправлять файлы по электронной почте. Для автоматизации подключения Power BI этот способ не подходит. Переключаем галочку с Отправлять по почте на Публиковать и выбираем способ: в папку, в сетевой каталог или на FTP ресурс.


Настройка расположения итоговых файлов Excel
Выберите один из вариантов местоположения файлов Excel
Настройки универсального отчета 1С
Пример параметров FTP сервера
Если у вас собственный сервер 1С, то лучше выбрать расположение файлов в Сетевую папку. К этой папке подключается Power BI напрямую или через облачные диски Dropbox или OneDrive. Если сервер в аренде в облачном сервисе и нет доступа к папкам этого сервиса, придется публиковать данные на FTP ресурсе. Предварительно нужно создать и настроить сервер FTP.


Папка или сетевой каталог должны быть доступны с сервера 1С. Облачная 1С может не видеть данные вашего локального компьютера.

Дополнительные настройки рассылки отчетов 1С

На вкладке Дополнительно несколько важных настроек. Снимите галочку Архивировать в ZIP и поставьте Транслитерировать имена файлов. Задайте форматы сохранения отчетов (по умолчанию). Я использую лист Microsoft Excel 2007 (.xlsx).


Дополнительные настройки рассылки отчетов 1С
Выберите дополнительные настройки как на рисунке выше
Галочку Транслитерировать имена файлов ставим на всякий случай, чтобы избежать проблем с кодировкой названия файлов.
Что же дальше?

В рамках этой статьи и статьи Настройка выгрузок в Excel из 1С разобрали способ выгрузки данных из 1С в Excel.

У нас будет отдельная статья, которая посвящена подключению Power BI к 1С к опубликованной базе в Интернете через канал OData. Что такое опубликованная база и как ее опубликовать читайте в статье Настройка публикации базы 1С на веб-сервере.

В рамках наших проектов по подключению Power BI к 1С мы выполняем все настройки самостоятельно. Вы также можете самостоятельно выполнить данные настройки по нашим инструкциям или заказать у нас.